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企业合同管理中的常见问题

2014-07-09 22:19:47 作者: master 来源: 浏览次数: 0   [打 印] [关 闭]

 

    合同管理水平对企业的交易安全有着重大影响。一些小型企业缺乏基本的管理制度,更谈不上合同管理。而一些大中型企业几乎每天都要进行合同的起草、修改、审查,甚至监控合同的签订及履行。有了完善的合同文本,还要有完善的合同管理措施加以配合,才能使两者的作用都充分发挥出来。由于管理者素质、员工素质、管理水平的制约,企业在合同管理方面普遍存在许多缺陷。


    合同管理的单一化、部门化


    目前,绝大多数企业缺少真正的合同管理,其管理充其量是合同审查、审批和盖章、归档管理。即使是银行的法律风险控制部门,往往也仅是处理诉讼事务的机构而非进行前期预防的机构。真正意义上的合同管理,是从谈判阶段开始到履行完毕或争议处理终结时止,自始至终地关注并及时处理所有的相关法律问题,最大化利用资源和法律及合同所赋予的权利,实现企业利益的最大化和法律风险损失的最小化。


    除了针对毫无理由的违约,诉讼对于企业一般只是补救措施,是战术层面的问题。而企业发展过程中的法律风险管理,是以科学的方法将不特定的风险损失支出转换成特定的管理成本支出,形同商业保险,属于企业战略层面的问题。同时,企业的合同管理并非某个部门的事务,而要所有部门参与其中、各司其职。


    那种不注重平常的管理,在问题出现后只知道请客吃饭的做法,没有将好钢用在“刀刃”上,而是用在了"刀背"上。古人所说的"人无远虑,必有近忧",并不是说肩了长远的打算就不再有迫在眉睫的问题,而是说可以主动地设定未来的目标及实现目标的具体步骤和节奏,并事先预见及以各种手段规避可能遇到的风险以掌握自己的未来,否则只有被动地疲于奔命。


    在合同管理体制完善的企业,所有相关部门都对合同的履行情况了如指掌,形成了一个职责分明、架构完整的管理体系。而合同管理水平较低的企业,往往各个部门之间缺乏沟通,合同签订及履行缺乏监管,不仅增加了销售部门和售后服务部门的工作压力,也导致了利润的大量流失。当然,合同管理不仅涉及采购或销售,还包括业务说明及广告管理、索赔及理赔等方面的管理。


    合同管理界面的模糊不清


    随着我国以经济建设为中心并恢复律师制度后近30年的发展,法律体系的不断完善使法律法规的总量远远超出了单个律师能够全面熟练掌握的程度,更远远超出了企业能够自行全面掌握的程度。律师行业逐步出现了专业分工,企业也越来越依赖于律师的专业知识及工作能力。如果企业注重法律风险的预见与规范,增加的只是特定的管理成本;如果企业只是基于侥幸心理而单纯地事后补救,贝U要支付昂贵的诉讼成本及争议损失。


    许多企业简单地将合同签订及履行当成经营事项,最多由公司自己的法务人员管理。其实正如前面所强调的,合同确实是经济行为,但在目前的环境下,合同的法律风险控制远远超过了企业自身的能力范围,如果没有专业律师参与往往会留下巨大的漏洞而不自知。


    按照正常的分工,应由业务人员按交易目的拟出带有具体交易条件的合同,再由律师完成合同法律风险控制方面的调整。如果出现文本以外的其他情况,也应由律师以其专业经验决定如何处理,以防止法律风险不利后果的扩大,也避免了因失误带来新的法律风险。或者说,企业人员的责任是从篮子里拣出好苹果,而律师则负责从篮子里拣出坏苹果,两者相得益彰才对企业最为有利。因此,业务人员的合同基本稿应当思路清楚、没有死角,而律师的责任则是在此基础之上解决交易中的法律安排及法律风险控制问题,以确保实现交易目的和交易安全。


    但企业所面临的实际情况,往往是业务人员和专业律师的管理界面均不清楚。合同要干什么、怎么干属于"客户需求",应当由业务人员回答,律师只是在业务人员的工作成果之上完善合同条款的法律定位。如果业务人员将合同文本一揽子交由律师解决,或律师只是审查文本的术语等表述问题,合同管理都无法达到应有的目标。例如,某业务人员起草的合同中使用了"违约方"、"非违约方"的措辞,而律师在审核时应当知道合同履行中有可能出现同时违约的情况,并换一种方式表述。


    律师不是万能的,必须从企业处得到相关信息才能很好地工作。确定交易目的及具体的交易内容及交易方式并对律师加以说明,是企业所必须完成的工作。而且在合同工作中企业必须与律师紧密配合,否则律师只能认为企业没有特别要求而只作例行的审查修改,无法充分发挥律师的作用。